Po prvním hovoru přijde krátký e-mail: „Pošlete nám prosím oboustranný sken občanského průkazu.“ Zpráva může být od skutečného zaměstnavatele a požadavek může souviset s přípravou nástupu. Přesto z ní samotné není patrné, proč je potřebná celá kopie, které údaje budou použity, kdo je uvidí ani jak dlouho zůstanou uložené.
Krátká odpověď: neposílejte plný sken jen proto, že žádost přišla v náborovém vlákně. Nejdřív oddělte dvě situace: stále se rozhoduje mezi uchazeči, nebo už s vámi zaměstnavatel řeší konkrétní administrativu před nástupem? Potom si nechte potvrdit účel, právní základ podle GDPR, případnou konkrétní zákonnou povinnost, přesný rozsah potřebných údajů, příjemce, bezpečný kanál a dobu uložení. Zákon o občanských průkazech v § 39 samostatně upravuje pořízení kopie i zpracování údajů uvedených na dokladu. Souhlas držitele podle tohoto ustanovení však automaticky neurčuje právní základ zpracování podle GDPR ani nedokazuje, že je nutná celá přední a zadní strana dokladu. Neplatí ani opačná zkratka, že zaměstnavatel kopii nikdy požadovat nesmí. Rozhodují účel, fáze, použitelný právní předpis a skutečně nezbytný rozsah. e-Sbírka: zákon č. 269/2021 Sb., § 39 EUR-Lex: GDPR, články 5 a 6
Nejdřív rozlište výběr uchazeče a přípravu nástupu
Zákoník práce v § 30 odst. 2 omezuje údaje, které smí zaměstnavatel vyžadovat v souvislosti s jednáním před vznikem pracovního poměru, na údaje bezprostředně související s uzavřením pracovní smlouvy. Zákon o zaměstnanosti v § 12 odst. 2 dále zakazuje při výběru požadovat osobní údaje, které neslouží k plnění povinností zaměstnavatele stanovených zvláštním předpisem. Na žádost uchazeče musí zaměstnavatel prokázat potřebnost požadovaného osobního údaje. MPSV: zákoník práce, § 30 MPSV: zákon o zaměstnanosti, § 12
Pro kandidáta je proto užitečná první otázka: Co se má pomocí kopie udělat právě teď?
Pokud zaměstnavatel teprve vybírá, koho pozve dál, měl by umět vysvětlit bezprostřední souvislost požadovaných údajů s uzavřením pracovní smlouvy a potřebnost každého osobního údaje. Jiná situace může nastat, když vám už potvrdil nabídku a připravuje konkrétní smlouvu, evidenci nebo jiný krok, pro který uvádí zvláštní zákonnou povinnost. Ani označení „onboarding“ ale samo o sobě není právním základem a neznamená automatické oprávnění uložit celý obraz dokladu.
Rozdělení na výběr a přípravu nástupu je v tomto článku praktická kontrolní pomůcka, ne zákonná definice dvou bezpečných zón. Některé kroky označené firmou jako onboarding stále probíhají před vznikem pracovního poměru. Proto potřebujete znát konkrétní účel a předpis, ne jen interní název fáze.
Stejně důležité je oddělit tři možné úkony:
- ověřit, že doklad patří člověku, který jej předložil;
- zapsat vybrané údaje, které jsou pro daný účel nutné;
- uložit obraz celé přední a zadní strany.
Tyto úkony nejsou totožné. ÚOOÚ ve svém metodickém materiálu rozlišuje pouhé nahlédnutí do dokladu od zaznamenání údajů a upozorňuje, že pro řadu účelů může stačit předložení originálu a zápis potřebných údajů. Materiál vznikl ještě za předchozího zákona o občanských průkazech, proto z něj tento článek nepřebírá staré odkazy na paragrafy. Používá jen stále relevantní rozlišení mezi ověřením, záznamem a úplnou kopií v rámci zásady minimalizace GDPR. ÚOOÚ: Prokazování totožnosti a zpracování osobních údajů
Souhlas s kopií občanky není celé posouzení podle GDPR
Současný zákon č. 269/2021 Sb., o občanských průkazech, v § 39 písm. c) zakazuje pořizovat kopii občanského průkazu bez souhlasu jeho držitele. Ministerstvo vnitra tento zákaz uvádí i ve své aktuální informaci pro veřejnost. Písmeno d) samostatně zakazuje bez souhlasu držitele zpracovávat údaje uvedené na občanském průkazu a data pro jeho elektronické využití. Zákon z této části zákazu vyjímá nahlédnutí do dokladu při ověřování totožnosti, které právní předpis vyžaduje nebo umožňuje. Výjimka pro takové nahlédnutí není sama o sobě obecným svolením uložit úplnou kopii. e-Sbírka: zákon č. 269/2021 Sb., § 39 písm. c) a d) Ministerstvo vnitra: Základní informace k občanským průkazům ÚOOÚ: Výroční zpráva 2023, reprodukce aktuálního § 39
Ze souhlasu podle § 39 ale nelze udělat závěr „držitel souhlasil, takže je celé další zpracování v pořádku“. Pro praktickou orientaci oddělte dvě kontrolní vrstvy. Nejde o úplný test zákonnosti:
- Zákon o občanských průkazech: odpovídá požadovaný úkon pravidlům pro kopii, zpracování údajů a případnou výjimku pro nahlédnutí podle § 39?
- GDPR: má správce pro zamýšlené zpracování právní základ, jasný účel, nezbytný rozsah, přiměřenou dobu uložení, transparentní informace a odpovídající zabezpečení?
Článek 6 GDPR vyžaduje alespoň jeden použitelný právní základ. Může jít například o zpracování nezbytné pro splnění právní povinnosti nebo pro kroky před uzavřením smlouvy prováděné na žádost člověka, ale správný základ závisí na konkrétním účelu a okolnostech. Nelze jej odvodit pouze ze slova „souhlas“ v e-mailu. Článek 5 současně požaduje účelové omezení, minimalizaci údajů a omezení doby uložení. Článek 13 stanoví informační povinnost při získávání údajů a článek 32 vyžaduje zabezpečení odpovídající riziku. EUR-Lex: obecné nařízení o ochraně osobních údajů, zejména články 5, 6, 13 a 32
ÚOOÚ ve výroční zprávě za rok 2023 výslovně upozorňuje, že ani souhlas držitele podle zákona o občanských průkazech nezbavuje správce povinností podle GDPR. V souvislosti s kontrolami kopírování dokladů úřad uvádí, že úplná kopie má být pořizována jen při plnění zákonné povinnosti a že jinak může být řešením zakrytí nadbytečných údajů. To je dozorový závěr ÚOOÚ k rozsahu zpracování, nikoli automatický verdikt o každé žádosti zaměstnavatele. ÚOOÚ: Výroční zpráva 2023, část ke kopírování průkazů totožnosti
Stejný rozdíl je vidět v kontrolách mimo nábor. V protokolu o kontrole banky ÚOOÚ konstatoval nedostatky u souhlasu, právního základu, rozsahu a doby uložení. Oficiální shrnutí současně uvádí, že proti protokolu byly podány námitky, kterým bylo zčásti vyhověno, a že bylo zahájeno správní řízení. Tento článek proto protokol nevydává za konečné rozhodnutí. V kontrole hotelu úřad uvedl, že provozovatel neprokázal souhlas se skenováním dokladů, neměl právní důvod, porušil minimalizaci a neposkytl dostatečné informace. Ani jeden případ není rozhodnutím o zaměstnavateli. Jsou to omezené příklady toho, proč samotné označení „souhlas“ nenahrazuje posouzení účelu, právního základu, rozsahu a uchování. ÚOOÚ: kontrola banky UOOU-02511/19 ÚOOÚ: kontrola hotelu UOOU-03541/20
Položte pět otázek dřív, než soubor odešlete
Použijte kontrolu ÚČEL | TITUL | ROZSAH | KANÁL | DOBA. Není to právní test ani záruka, že požadavek je v pořádku. Pomůže vám ale získat informace, bez kterých byste posílali celý doklad naslepo.
1. ÚČEL: co přesně se má pomocí kopie udělat?
Nestačí odpověď „potřebujeme ji do systému“. Ptejte se, zda jde o ověření totožnosti, přípravu smlouvy, splnění konkrétní evidenční povinnosti nebo jiný přesně popsaný krok. Účel má vysvětlit, proč je údaj potřebný právě v této fázi.
Pokud je odpověď příliš obecná, požádejte o upřesnění. Z § 12 zákona o zaměstnanosti plyne, že na žádost uchazeče musí zaměstnavatel prokázat potřebnost požadovaného osobního údaje. To není příslib, že přijme vaši navrženou alternativu. Dává vám však oporu pro věcnou otázku. MPSV: zákon o zaměstnanosti, § 12 odst. 2
2. TITUL: o jaký právní základ se zpracování opírá?
Požádejte o právní základ podle článku 6 GDPR. Pokud zaměstnavatel odkazuje na právní povinnost, může uvést také konkrétní předpis a účel, který má splnit. Nepokoušejte se sami z obecné věty odhadnout paragraf, který zaměstnavatel neuvedl.
Právní základ odpovídá na otázku, proč lze údaje zpracovávat podle GDPR. Souhlas držitele podle § 39 zákona o občanských průkazech řeší pravidla tohoto zákona pro kopii nebo údaje na dokladu. Jedna odpověď automaticky nenahrazuje druhou.
3. ROZSAH: které údaje jsou skutečně nutné?
Ptejte se, zda zaměstnavatel potřebuje:
- doklad jen vidět při ověření;
- zapsat přesně vyjmenované údaje;
- získat kopii jedné strany;
- získat úplnou oboustrannou kopii.
Pokud uvádí zákonnou povinnost, požádejte, aby vysvětlil, proč ji nesplní menší rozsah. Nenabízejte automaticky začerněnou kopii a neposílejte ji bez dohody. Zakrytí může omezit nadbytečné údaje, ale také může odstranit údaj, který příjemce pro konkrétní oprávněný účel potřebuje. Nejdřív si rozsah potvrďte.
Minimalizace neznamená „vždy co nejméně za každou cenu“. Znamená údaje přiměřené, relevantní a omezené na to, co je nezbytné pro stanovený účel. EUR-Lex: GDPR, článek 5 odst. 1 písm. c)
4. KANÁL: kam soubor putuje a kdo k němu bude mít přístup?
Zeptejte se na určený způsob předání, příjemce a okruh oprávněných osob. Obyčejná odpověď do dlouhého e-mailového vlákna, volný odkaz na úložiště nebo soukromý chat nejsou automaticky protiprávní. U úplné kopie dokladu ale potřebujete rozumět tomu, kdo kanál ovládá, jak je přístup omezen a co se stane s přílohami a zálohami.
Článek 32 GDPR nepředepisuje jediný povinný portál ani jednu technologii. Vyžaduje technická a organizační opatření odpovídající riziku. Proto se ptejte na konkrétní bezpečný postup zaměstnavatele, nikoli na obecný slib „je to zabezpečené“. EUR-Lex: GDPR, článek 32
Pokud je žádost nečekaná, ověřte také odesílatele jiným známým kontaktem firmy. Tím neřešíte zákonnost zpracování, ale snižujete riziko, že doklad pošlete někomu, kdo se za zaměstnavatele pouze vydává.
5. DOBA: jak dlouho kopie zůstane uložená?
Požádejte o dobu uložení nebo o srozumitelná kritéria, podle nichž se určí. Zeptejte se také, co se stane, pokud nástup neproběhne, komu mohou být údaje zpřístupněny a kde najdete úplnou informaci o zpracování.
Článek 13 GDPR mezi poskytované informace řadí účely a právní základ, příjemce nebo jejich kategorie, dobu uložení či kritéria pro její určení, práva člověka a také informaci, zda je poskytnutí údajů zákonným nebo smluvním požadavkem a jaké mohou být následky neposkytnutí. Nemusí být vše vtěsnáno do jednoho e-mailu, ale kandidát má mít příslušné informace dostupné. EUR-Lex: GDPR, článek 13
Co udělat podle situace
Stále probíhá výběr uchazečů
Požádejte o vysvětlení, proč je kopie potřebná před rozhodnutím a jak každý požadovaný údaj bezprostředně souvisí s uzavřením pracovní smlouvy. Můžete se zeptat, zda pro současný krok stačí ověření dokladu bez uložení obrazu nebo předání přesně určených údajů. Zaměstnavatel nemusí vaši variantu přijmout, měl by však umět potřebnost požadavku doložit v mezích § 30 zákoníku práce a § 12 zákona o zaměstnanosti. ÚOOÚ: otázky a odpovědi pro zaměstnavatele
Máte potvrzenou nabídku a řeší se nástup
Potřeba některých identifikačních údajů může být v této fázi silnější než při prvním třídění CV. Z toho ale bez dalšího neplyne potřeba uložit celou kopii. Vyžádejte si konkrétní účel, právní základ, rozsah a informační dokument. Pokud zaměstnavatel uvádí zvláštní právní povinnost, nechte si určit předpis a potřebné údaje dřív, než doklad sami upravíte.
Žádost přišla z neobvyklého účtu nebo přes improvizovaný kanál
Neposílejte kopii jen proto, abyste splnili krátký termín. Ověřte, zda požadavek skutečně pochází od zaměstnavatele, a požádejte o jeho oficiální předávací postup. K potvrzení použijte kontakt, který jste získali nezávisle na podezřelé zprávě. Pravost odesílatele a zákonnost zpracování jsou dvě samostatné otázky a obě musí dávat smysl.
Odpověď zůstává neurčitá
Požádejte o písemné doplnění a žádost si uložte. Pokud se domníváte, že správce zpracovává údaje v rozporu s GDPR, můžete nejdřív kontaktovat jeho pověřence nebo osobu uvedenou v informaci o zpracování. Tento článek ale nemůže určit, zda konkrétní požadavek zákon porušuje, ani předpovědět výsledek dalšího právního postupu.
Vzor krátké odpovědi zaměstnavateli
Následující text je obecná redakční šablona, ne právní podání. Upravte ji podle skutečné fáze a neposílejte v ní další osobní údaje.
Dobrý den, děkuji za informaci. Než kopii občanského průkazu odešlu, prosím o potvrzení:
- k jakému konkrétnímu účelu ji v této fázi potřebujete,
- o jaký právní základ podle GDPR se zpracování opírá a zda plníte konkrétní zákonnou povinnost,
- proč je nutná úplná oboustranná kopie a které údaje z ní použijete,
- jakým určeným zabezpečeným kanálem ji mám předat a kdo k ní bude mít přístup,
- jak dlouho ji budete uchovávat a co se s ní stane, pokud k nástupu nedojde.
Pokud pro tento krok stačí předložení dokladu nebo předání vybraných údajů, prosím o popis tohoto postupu. Děkuji.
Šablona neříká, že na kopii nikdy nepřistoupíte. Žádá informace potřebné k rozumnému rozhodnutí a nechává zaměstnavateli prostor popsat skutečný účel i méně rozsáhlou možnost.
Co z obecného článku nezjistíte
Z tohoto návodu nelze rozhodnout, zda je konkrétní žádost zákonná. Záleží na tom, kdo údaje žádá, v jaké fázi, pro jaký přesný účel, podle kterého předpisu a co s nimi dále dělá. U některých pozic nebo zákonných režimů může zvláštní předpis vyžadovat další ověření či evidenci. Bez určení tohoto předpisu nelze z obecného textu potvrdit ani vyvrátit potřebu konkrétního údaje.
Článek také neurčuje, zda máte žádosti vyhovět, odmítnout ji nebo podat stížnost. Při sporu, vysokém riziku zneužití nebo nejasné zákonné povinnosti vyhledejte individuální radu se znalostí konkrétních dokumentů. Posouzení by mělo odlišit pracovní právo, ochranu osobních údajů, pravidla občanských průkazů a bezpečnost konkrétního předání.
Jak do toho zapadá Sedne
Sedne pracuje s vaším PDF životopisem samostatně nebo jej porovná s pracovní nabídkou, kterou dodáte jako text či veřejnou URL. Pomůže hledat oporu pro požadavky nabídky v tom, co už v CV skutečně máte. Nevymýšlí zkušenosti, nerozhoduje o přijetí a negarantuje pracovní výsledek.
Sedne neověřuje totožnost zaměstnavatele, právní základ pro kopii dokladu, bezpečnost HR kanálu ani zákonnost konkrétní žádosti. Občanský průkaz do analýzy nenahrávejte.
Porovnat CV s pracovní nabídkou
Zdroje
Všechny níže uvedené zdroje byly přímo otevřeny a ověřeny dne 28. 9. 2026.
- e-Sbírka: zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce, zejména § 30, přístup 28. 9. 2026.
- MPSV: zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce, konsolidované znění, zejména § 30, přístup 28. 9. 2026.
- e-Sbírka: zákon č. 435/2004 Sb., o zaměstnanosti, zejména § 12, přístup 28. 9. 2026.
- MPSV: zákon č. 435/2004 Sb., o zaměstnanosti, konsolidované znění, zejména § 12, přístup 28. 9. 2026.
- e-Sbírka: zákon č. 269/2021 Sb., o občanských průkazech, zejména § 39 písm. c) a d), přístup 28. 9. 2026.
- Ministerstvo vnitra: Základní informace k občanským průkazům, přístup 28. 9. 2026.
- EUR-Lex: nařízení (EU) 2016/679, GDPR, zejména články 5, 6, 13 a 32, přístup 28. 9. 2026.
- ÚOOÚ: Otázky a odpovědi, zaměstnavatelé, přístup 28. 9. 2026.
- ÚOOÚ: Prokazování totožnosti a zpracování osobních údajů, zveřejněno 13. 5. 2021, přístup 28. 9. 2026.
- ÚOOÚ: Výroční zpráva 2023, část ke kopírování průkazů totožnosti, přístup 28. 9. 2026.
- ÚOOÚ: kontrola banky UOOU-02511/19, přístup 28. 9. 2026.
- ÚOOÚ: kontrola hotelu UOOU-03541/20, přístup 28. 9. 2026.
Článek poskytuje obecnou orientaci pro kandidáta. Nenahrazuje právní posouzení konkrétní žádosti, pracovního vztahu, zpracování osobních údajů ani bezpečnostního incidentu.